Integritetspolicy

Den här integritetspolicyn gäller appen OrderFood Staff ("appen") för mobiltelefoner, utvecklad av Nordic IT Resources AB ("vi"). Appen är ett arbetsverktyg för restauranger som använder OrderFood: personalen ser sitt schema och sina timmar, anmäler när de inte kan jobba och får påminnelser, och chefer lägger schemat, fastställer timmar och exporterar dem till löneprogrammet. Konton skapas av arbetsgivaren — det finns ingen öppen registrering. Appen stämplar aldrig in eller ut; det görs vid restaurangens terminal eller kassa.

Vem ansvarar för dina uppgifter?

Din arbetsgivare (restaurangen) är personuppgiftsansvarig för uppgifterna om din anställning i appen — schema, arbetstider, frånvaro och de personuppgifter arbetsgivaren har registrerat om dig. Vi behandlar dem för arbetsgivarens räkning, som personuppgiftsbiträde enligt avtalet mellan restaurangen och oss.

För uppgifter som behövs för att driva och skydda själva appen — uppgifter om telefonen, säkerhetsloggar och kraschrapporter — är Nordic IT Resources AB personuppgiftsansvarig.

Har du frågor om ditt schema, dina timmar eller uppgifterna arbetsgivaren har registrerat? Vänd dig i första hand till din arbetsgivare. Vi hjälper arbetsgivaren att svara.

Vilka uppgifter behandlas?

Uppgifter som din arbetsgivare registrerar

• Namn, roll och anställningsform
• Anställningsnummer och telefonnummer, om arbetsgivaren anger dem
• Personnummer — lagras krypterat, behövs för personalliggaren och visas aldrig i appen efter att det sparats
• Din fyrsiffriga personal-PIN som används vid terminalen och kassan (lagras hashad)
• För chefer: e-postadress och lösenord för inloggningen samt en sexsiffrig PIN-kod (lösenord och PIN lagras hashade)

Uppgifter om ditt arbete

• Planerade pass, med ändringshistorik (vad som ändrades, av vem och när)
• In- och utstämplingar och raster som registrerats vid terminalen eller kassan (personalliggaren)
• Frånvaro och frånvarotyp som arbetsgivaren registrerar (till exempel sjuk, vab, semester, tjänstledig eller ledig)
• Fastställda timmar, OB-tillägg och godkända veckor

Uppgifter du själv anger i appen

• När du inte kan jobba: veckodagar, datum, tider och en valfri anteckning
• Meddelanden när du markerar ett pass som "Stämmer inte"
• Vilka påminnelser du vill ha
• Språk och utseende (sparas bara i telefonen)

Uppgifter om telefonen

Telefonens namn, operativsystem, appversion, push-token, när telefonen kopplades och senast användes, samt en enhetsnyckel som håller telefonen inloggad (lagras hashad hos oss och i telefonens säkra lagring). Våra servrar loggar IP-adresser för säkerhet och felsökning.

Kraschrapporter

Om appen kraschar skickas en felrapport med felmeddelande, teknisk spårning, telefonmodell, operativsystem och appversion, kopplad till ett internt användar-id. Rapporterna innehåller inte ditt namn eller din e-postadress.

Det vi inte samlar in

Appen använder inte din position, mikrofon, dina kontakter eller ditt bildbibliotek. Vi använder inga uppgifter för reklam och spårar dig inte mellan appar eller webbplatser.

Hur används uppgifterna?

• För att visa ditt schema, dina timmar och teamets publicerade pass
• För att arbetsgivaren ska kunna lägga schemat, hantera avvikelser, godkänna veckan och exportera timmar till lönen
• För push-notiser: nytt eller ändrat schema, pass som snart börjar, glömd utstämpling och veckor att godkänna
• För att koppla och spärra telefoner, hålla obehöriga ute och låsa chefsläget med PIN-kod
• För att hitta och rätta fel i appen

Vem ser vad?

• Kollegor på samma ställeser namn, roll och tider för publicerade pass, och "Ledig" på ett pass du inte arbetar — aldrig orsaken (till exempel sjuk eller VAB), personnummer, telefonnummer, timmar, när du inte kan jobba eller dina meddelanden till chefen.
• Chefer och arbetsgivarens administratörer ser schema, stämplingar, timmar, när du inte kan jobba, dina meddelanden och ditt telefonnummer för de ställen de ansvarar för.
• Lönen: chefen kan exportera timmar som CSV- eller Excel-fil, eller mejla filen från appen, med namn, anställningsnummer, roll och tider — aldrig personnummer — och lämna filen till lönesystemet eller löneadministratören. För den filen ansvarar arbetsgivaren.

Vi använder dessutom följande leverantörer, som behandlar uppgifter för vår räkning:

• Supabase (databas och inloggning)
• Vercel (servrar)
• Expo, Apple och Google (leverans av push-notiser)
• Sentry (kraschrapporter, lagras inom EU)
• Resend (e-post när chefen mejlar timrapporten)

Om uppgifter överförs utanför EU/EES sker det med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller EU–US Data Privacy Framework. Vi säljer aldrig personuppgifter. Vi lämnar ut uppgifter till myndigheter när lagen kräver det.

Rättslig grund (GDPR)

Arbetsgivaren behandlar uppgifterna för att fullgöra anställningsavtalet — schema och lön (art. 6.1 b) — och rättsliga förpliktelser som personalliggare enligt skatteförfarandelagen och regler om arbetstid (art. 6.1 c). Frånvarotyper som sjukdom och vab räknas som uppgifter om hälsa; arbetsgivaren behandlar dem för att fullgöra sina skyldigheter som arbetsgivare enligt arbetsrätten, till exempel sjuklön (art. 6.1 c och art. 9.2 b). Vi behandlar uppgifter om telefonen, säkerhetsloggar och kraschrapporter med stöd av vårt berättigade intresse av att hålla appen säker och fungerande (art. 6.1 f). Push-notiser kan du stänga av i appen eller i telefonens inställningar.

Hur länge sparas uppgifterna?

• Stämplingar och planerade pass, med ändringshistorik och flaggor: innevarande år och de två föregående kalenderåren. Sedan raderas de automatiskt. Det är den tid personalliggaren ska sparas.
• Datum när du inte kan jobba: samma gräns. Återkommande veckodagar finns kvar tills du tar bort dem.
• QR-koder för att koppla telefonen gäller i 60 sekunder och raderas inom ett dygn.
• Spärrade telefoner raderas 90 dagar efter spärren, och en chefs telefon 90 dagar efter utloggning. Kopplar du från telefonen under Jag spärras den direkt (push-token raderas samtidigt). Saknar telefonen uppkoppling just då finns uppgifterna om den kvar tills chefen spärrar den vid terminalen eller kassan.
• Loggar över PIN-försök: 90 dagar.
• Kraschrapporter: högst 90 dagar.
• Namn, telefonnummer och personnummer finns kvar så länge arbetsgivaren har dig registrerad, även om du har avaktiverats, eller tills radering begärs. Namn och personnummer sparas dock så länge personalliggaren måste sparas. Godkända veckosammanställningar (summerade timmar och frånvaro per vecka) raderas med samma gräns som passen; bara uppgiften att veckan godkänts, av vem och när, finns kvar.

Dina rättigheter

Du har rätt att få tillgång till dina uppgifter, få fel rättade, få uppgifter raderade eller begränsade, invända mot behandlingen och få ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format. Vänd dig till din arbetsgivare, eller mejla privacy@orderfood.se så hjälper vi till. Du kan också klaga hos tillsynsmyndigheten (Sverige: IMY, Danmark: Datatilsynet, Polen: UODO).

Koppla från och radera kontot

Under Jag → "Koppla från den här telefonen" loggar du ut och spärrar telefonen: appens uppgifter tas bort från telefonen, push-token raderas direkt och telefonen slutar få notiser och uppgifter. Du kan sedan kopplas till en ny telefon vid terminalen eller kassan. Chefer loggar ut i chefsmenyn. Kontot raderas inte av detta.

Ditt konto skapas av arbetsgivaren och kan inte raderas direkt i appen. Vill du att kontot och dina uppgifter raderas: be din chef eller restaurangens ägare ta bort dig, eller mejla privacy@orderfood.semed ämnesraden "Radera mitt konto – OrderFood Staff" och skriv ditt namn, restaurangen och det telefonnummer eller den e-postadress som finns registrerad. Vi kontrollerar begäran med arbetsgivaren och bekräftar inom 30 dagar. Uppgifter som enligt lag måste sparas (personalliggaren) raderas när lagringstiden har gått ut. Vad som raderas och vad som sparas står på sidan Radera ditt konto och dina uppgifter.

Kameran

Kameran används bara för att skanna QR-koden när du kopplar telefonen. Bilderna sparas inte och skickas inte någonstans.

Säkerhet

All trafik är krypterad. Personnummer lagras krypterat, och PIN-koder och enhetsnycklar lagras hashade. Behörighetskontroller på varje anrop gör att du bara ser dina egna uppgifter och teamets publicerade pass. En borttappad telefon kan spärras direkt vid terminalen eller kassan. Inget system är helt säkert, men vi arbetar aktivt för att skydda dina uppgifter.

Unga anställda

Appen är ett arbetsverktyg som arbetsgivare ger sina anställda, även unga anställda. Vi använder inga uppgifter för marknadsföring och samlar inte in uppgifter om barn för något annat ändamål.

Ändringar

Vi kan uppdatera den här policyn. Den senaste versionen finns alltid på den här sidan, med datum överst. Väsentliga ändringar meddelar vi via arbetsgivaren eller i appen.

Kontakt

Frågor om integritet i appen besvaras på privacy@orderfood.se.